Адміністративний працівник – KyivPost – Глобальний голос України

Національно -демократичний інститут

Оголошення вакансій

Відділ: Операції та відповідність
Посада: Адміністратор
Звіти: Директор з фінансових та адміністративних питань
Розташування: Київ, Україна
Дедлайн реєстрації: 5 листопада 2021 року

Національний демократичний інститут міжнародних відносин (НДІ) Це некомерційна організація, яка працює над просуванням демократії у всьому світі. Програми NDI підтримуються Агентством США з міжнародного розвитку (USAID), Великобританією, Швецією, Канадою, Національним фондом демократії (NED) та іншими донорами. NDI та її партнери працюють в Україні з 1992 року.

Підсумок посади: NDI шукає адміністративного працівника (AO) для підтримки ефективного та результативного управління повсякденною діяльністю офісу в Україні. АО несе відповідальність за координацію покладених на них функцій департаменту під безпосереднім наглядом директора з фінансів та адміністрації, а в кінцевому підсумку – резидента -директора з операцій та відповідності та директора країни -резидента. Очікується, що в рамках цієї посади АО стане основним контактним центром працівників з певних адміністративних питань для забезпечення дотримання внутрішньої політики та процесів. Ця посада вимагає високого ступеня розсуду, сильних навичок критичного мислення, розумного судження, позитивної поведінки та бажання працювати на підтримку інших в організації. Ця посада не несе відповідальності за нагляд.

Робочі обов’язки:

• Застосовувати знання та розуміння політики NDI, відповідних процедур та правил донорів у повсякденних обов’язках, включаючи вказівки для персоналу, які забезпечують точне тлумачення та дотримання програм;
• Створюйте відносини, засновані на довірі, співпраці та повазі в організації та в групі операцій та комплаєнсу, щоб створити позитивне робоче середовище на основі ефективного спілкування та реагування на запити з усієї організації;
• Складання, перегляд та управління контрактами постачальника/консультанта, включаючи переговори та забезпечення дотримання положень та умов;
• Сприяти оренді офісів, житлових будинків та тимчасового житла NDI в Україні шляхом узгодження з орендодавцями та штаб -квартирою для забезпечення виконання всіх вимог щодо документації;
• Координація запитів на тимчасове проживання для співробітників -емігрантів.
• Забезпечити точний облік персоналу відповідно до українського законодавства та положень та політики НДІ;
• Координація візитів консультантів, персоналу та делегацій в Україну;
• Підготувати фінансові документи для оплати, включаючи ваучери та розрахунки за кредитними картками;
• За необхідності надавати матеріально -технічну підтримку для програмної діяльності; І
• Виконувати інші обов’язки, призначені керівником (ами) навіть у нетрадиційний робочий час, коли це необхідно.Кваліфікація / Вимоги:
• Необхідний ступінь бакалавра в акредитованому університеті, бажано в галузі ділового адміністрування, юридичних досліджень чи іншої суміжної галузі;
• Мінімум чотири (4) роки відповідного та прогресивного досвіду адміністративного чи оперативного забезпечення управління;
• Знання про правила донорів, зокрема уряди США, Канади, Швеції чи Великобританії;
• Сильні організаційні здібності з продемонстрованою увагою до деталей;
• Значний досвід в управлінні постачальниками, включаючи переговори щодо укладання контрактів, перегляд документів та впровадження систем відстеження;
• Відомий колегами за колегіальне ставлення до колективної співпраці;
• Репутація за сильну трудову етику, надійність, ефективні навички управління часом та вирішення проблем;
• Продемонстрована здатність визначати пріоритети завдань та працювати під тиском;
• Обов’язкове володіння українською мовою. Потрібні міцні письмові та усні навички спілкування англійською мовою;
• Володіти міцними міжособистісними навичками для побудови ефективних відносин з усіма рівнями персоналу, партнерами програми, міжнародним персоналом та консультантами, політичними суб’єктами та спільнотою громадських організацій;
• Вміння працювати самостійно і в складі команди;
• Практичні знання програм Google (Gmail, Календар, Google Диск, G+), комп’ютерної обробки текстів та електронних таблиць; І
• Готовність працювати поза звичайним робочим часом і при необхідності.

Інструкції щодо подання: Просимо відповідних та кваліфікованих кандидатів надіслати Резюме та мотиваційний лист англійською мовою на наступну електронну адресу: [email protected], з темою рядка (Довідка: Адміністративний працівник). Ваше резюме та мотиваційний лист мають показувати ваш інтерес та кваліфікацію для цієї посади та подаватися у вигляді єдиного PDF -файлу.

остаточна дата: Кінцевий термін подачі заявки 5 листопада 2021 року. Тільки кандидати, які потраплять у шорт -лист, будуть звертатися для письмового оцінювання, і лише фіналісти будуть запрошені на співбесіду.

NDI вітає та підтримує різноманітне та інклюзивне робоче середовище. Таким чином, наше зобов’язання-сприяти рівним можливостям працевлаштування для всіх претендентів та працівників, які шукають роботу. NDI приймає рішення про прийняття на роботу з урахуванням організаційних потреб, вимог до роботи та індивідуальної кваліфікації незалежно від будь -яких причин, таких як вік, інвалідність, сімейний стан, сексуальна орієнтація, гендерна ідентичність чи вираження поглядів тощо.